Der Firmenwagen ist die beliebte Alternative zur Gehaltserhöhung, viele Angestellte sehen darin ein begehrtes Statussymbol. Doch mit einem Dienstwagen treten teilweise komplizierte steuerliche Fragestellungen auf und es ist nicht immer klar, ob sich die Investition wirklich lohnt. Die häufigste Frage also: „Wann lohnt sich ein Firmenwagen?“ Wenn Sie diesen Beitrag lesen, können Sie für Ihren Betrieb eine qualifizierte Entscheidung treffen.
Da der Fiskus beim Dienstwagen aufgrund des geldwerten Vorteils immer mitfährt, lohnen sich gerade günstigere Autos. Sinnvoll ist das Modell auch dann, wenn sich die privaten Fahrten in Grenzen halten. Sind diese Voraussetzungen gegeben, fällt die Besteuerung geringer aus und verdirbt den Spaß am Firmenwagen nicht.
Inhalt dieses Artikels
Wann sich ein Firmenwagen für den Arbeitgeber lohnt
Sie treffen als Arbeitgeber die Entscheidung, ob es zur Anschaffung eines Firmenwagens kommt oder nicht. Der Arbeitnehmer muss das Angebot dann annehmen. Zuerst einmal sind also Sie gefragt, eine Kalkulation vorzunehmen und sich genau zu überlegen, ob das Modell für Sie und Ihren Betrieb überhaupt sinnvoll ist.
Grundsätzlich sind mit einem Dienstwagen erst einmal Kosten für die Anschaffung verbunden. Doch mit dem Kauf ist es nicht getan. Es fallen weitere Kosten an, die Sie als Arbeitgeber übernehmen müssen:
- Abschreibungen
- Finanzierungskosten
- Kfz-Steuern
- Reparaturen und andere variable Kosten
Sie belasten Ihren Betrieb also nicht einmalig, sondern dauerhaft. Doch dem stehen zahlreiche Vorteile gegenüber. Denn die einmalige Anschaffung des Firmenwagens kann günstiger sein als eine dauerhafte Erhöhung des Bruttolohns. Und Sie investieren in die Mitarbeiterbindung und können mit der Bereitstellung des Fahrzeugs die Motivation Ihrer Angestellten häufig erheblich steigern.
Weiterhin erhalten Sie verschiedene steuerliche Vorteile. Die Kosten für die Anschaffung und für den Unterhalt schreiben Sie einfach als Betriebsausgaben ab und senken damit die Steuerlast. Das funktioniert selbst dann, wenn Sie den Wagen nicht direkt kaufen, sondern leasen. Auch hier können Sie alle Kosten geltend machen.
Wie sich ein Dienstwagen für den Arbeitnehmer rentiert
Der Firmenwagen ist bei Arbeitnehmern gerne gesehen. Denn er kostet sie erst einmal nichts und steht in einem gewissen Umfang für private Fahrten zur Verfügung. Doch ganz so einfach ist es in der Praxis natürlich nicht. Bestimmte Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit der Angestellte unterm Strich tatsächlich profitiert.
Zu berücksichtigen ist, dass es sich beim Firmenwagen um einen geldwerten Vorteil handelt. Das bedeutet, dass die private Nutzung zu versteuern ist. Denn Steuern hätten Sie auch dann zahlen müssen, wenn Sie sich den Wagen privat angeschafft hätten. Das ist zumindest die Logik des Finanzamts, der Sie zu folgen haben.
Grundsätzlich gilt: Je weniger das Auto in der Anschaffung kostet und je kürzer der Arbeitsweg ausfällt, desto weniger Steuern sind für den geldwerten Vorteil zu zahlen. Es hängt also vom Fahrzeug, dessen Ausstattung und der Nutzung ab, ob ein Dienstfahrzeug für den Arbeitnehmer sinnvoll ist oder nicht.
Zu den Vorteilen für den Arbeitnehmer gehört natürlich auch der Prestigefaktor. Ein Arbeitgeber gewährt einen Dienstwagen nur, wenn er die Arbeit seines Angestellten schätzt. Dieser hat mit dem Firmenwagen mehr Möglichkeiten in Hinblick auf die Mobilität und kann ihn für seine privaten Fahrten verwenden.
Weitere Überlegungen zum Dienstwagen
Nicht nur Steuern spielen eine Rolle, wenn es um die Beurteilung geht, ob ein Firmenwagen lohnenswert ist. Häufig kommt es auch auf die vielen kleinen Absprachen an, die zwischen Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber üblich sind. Die können nämlich aus Sicht des Angestellten die Nutzung zusätzlich einschränken oder erweitern.
So ist es der Normalfall, dass die eigenen Kinder und der Ehepartner den Dienstwagen nicht verwenden dürfen. Das geht nur, wenn es der Arbeitgeber ausdrücklich erlaubt. Haben Sie hier keine Absprache getroffen, fällt der Vorteil des Firmenwagens bereits wieder geringer aus.
Viele weitere Beschränkungen sind in der Praxis möglich und auch üblich. Dazu gehört, dass Sie als Arbeitgeber Fahrten ins Ausland im Rahmen des Urlaubs untersagen können. Das ist aufgrund der Länge dieser Fahrten und der damit einhergehenden Abnutzung naheliegend. Der Arbeitnehmer muss dann eventuell zusätzliche Kosten für einen Mietwagen übernehmen.
Überlegungen gilt es auch in Bezug auf die Versicherung anzustellen. Kommt es zu einem Unfallschaden und in diesem Zusammenhang zu einer Selbstbeteiligung, fallen zusätzliche Kosten für den Arbeitnehmer an. Denn die Selbstbeteiligung zahlt der Fahrer.
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Versteuerung des Firmenwagens
Der Firmenwagen ist als geldwerter Vorteil immer dann zu versteuern, wenn eine private Nutzung vorliegt. Das bedeutet umgekehrt, dass die Steuerpflicht entfällt, wenn der Arbeitnehmer das Auto überhaupt nicht für private Fahren einsetzt.
Doch auch hier gibt es wieder einen Haken. Sie müssen private Fahrten als Arbeitgeber nämlich ausdrücklich untersagen, sonst geht das Finanzamt von einer Privatnutzung aus. Ihr Angestellter darf den Dienstwagen also nicht privat nutzen und derartige Fahrten dürfen auch grundsätzlich nicht möglich sein.
Doch wie sieht die konkrete Besteuerung nun aus für den Fall, dass eine Steuerpflicht besteht? Hier existieren zwei Möglichkeiten. Sie können zum einen ein Fahrtenbuch verwenden und dort alle Fahrten mit den zurückgelegten Strecken erfassen. Damit lassen sich berufliche und private Fahrten genau trennen, der Dokumentationsaufwand fällt aber für den Arbeitnehmer hoch aus.
Zum anderen können Sie die Ein-Prozent-Pauschale anwenden. Dabei lässt sich der geldwerte Vorteil der Einfachheit halber auf genau ein Prozent des inländischen Listenpreises festlegen. Das vereinfacht die Kalkulation erheblich und sorgt für eine gute Planbarkeit in Hinblick auf den steuerlichen Aufwand.
Wann ist die Ein-Prozent-Besteuerung besser und wann das Fahrtenbuch?
Die Ein-Prozent-Regelung klingt sehr verlockend, weil ihre Anwendung so einfach ist. Denn der Arbeitnehmer hat eventuell keine Lust, das Fahrtenbuch zu führen. Wann welche Option besser ist, lässt sich anhand folgender Faustregel ermitteln: Beträgt der Anteil der privaten Nutzung mindestens 30 Prozent, ist die Ein-Prozent-Besteuerung lohnenswert.
Bei einem geringeren Anteil ist es hingegen besser, das Fahrtenbuch zu führen. Das ist heute auch nicht mehr mit einem so hohen Aufwand verbunden wie früher, weil zum Beispiel ein elektronisches Fahrtenbuch die Dokumentation erleichtert.
Interessanter Sonderfall bei der Versteuerung
Sollte der Arbeitnehmer krankheitsbedingt nicht in der Lage sein, den Dienstwagen zu nutzen, fallen überhaupt keine Steuern für den geldwerten Vorteil an. Denn eine Fahruntüchtigkeit führt dazu, dass die Nutzung faktisch nicht möglich ist. In diesem Fall soll dann auch keine Besteuerung eines nicht mehr existierenden Vorteils erfolgen.
Doch auch hier ist die Rechtsprechung wieder kompliziert. Es besteht nämlich die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die Nutzung des Firmenautos durch andere Familienmitglieder des Arbeitsnehmers wie den Ehepartner erlaubt. Dann bleibt es trotz Krankheit des Angestellten beim geldwerten Vorteil.
Lassen sich die Kosten für den Firmenwagen auch teilen?
Tatsächlich ist es mittlerweile möglich, dass sich der Arbeitgeber und sein Arbeitnehmer die Kosten für die Anschaffung des Dienstfahrzeugs teilen. Dieses Modell kann lohnenswert sein, weil es Auswirkungen auf den geldwerten Vorteil hat. Und von dessen Höhe hängt ab, wie viele Steuern zu zahlen sind.
So ist es zum Beispiel möglich, dass der Arbeitnehmer sich an den Anschaffungskosten der Leasing-Sonderzahlung beteiligt. Dadurch mindert sich der geldwerte Vorteil. Zudem kann der Mitarbeiter auch einzelne Posten wie etwa die Kraftstoffkosten übernehmen. Damit ergeben sich mehr Gestaltungsmöglichkeiten, um den Dienstwagen für alle Beteiligten attraktiv zu gestalten.
Übernimmt der Mitarbeiter Kosten wie zum Beispiel die Kfz-Steuer, die Haftpflichtversicherung oder Reparaturen, lassen sich diese bei der Ein-Prozent-Regelung gegenrechnen. Das hat der Bundesfinanzhof im Jahr 2016 entschieden[1].
https://www.personalwissen.de/betriebsausgaben/dienstwagen/firmenwagen-dienstfahrzeug-arbeitgeber/
https://www.auto-motor-und-sport.de/verkehr/pro-und-contra-dienstwagen/
