Was Fuhrparkmanagement kostet und wie Sie Ihre Flotte rentabel steuern

Die Fuhrparkverwaltung ist eine komplexe Aufgabe, die ein weites Spektrum an Bestandteilen umfasst. Neben dem Flottenmanagement sowie der Einsicht über Wartungen und Reparaturen gehören dazu auch genaue Kenntnisse über die Fuhrparkmanagement-Kosten.

Dabei kommt häufig veraltete Software zum Einsatz, oft erfolgt die Kalkulation sogar mit Excel-Tabellen. Im Chaos der (Unter-)Verzeichnisse ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Nur ist der für das erfolgreiche Management eines Fuhrparks essentiell. Schließlich bilden diese Kosten häufig einen großen Anteil der Gesamtausgaben eines Unternehmens.

Das bedeutet aber im Umkehrschluss auch, dass gerade dort oft großes Einsparpotential vorhanden ist.

Was kostet Fuhrparkmanagement?

Fuhrparkmanagement wird häufig in Form einer Softwarelösung angeboten und pro Fahrzeug abgerechnet. Die Kosten pro Fahrzeug im Fuhrpark liegen durchschnittlich zwischen 10 Euro und 35 Euro im Monat.

Soweit die Kosten für die Fuhrparkmanagement Lösung durch einen beliebigen Anbieter. Was auf den ersten Blick nach einer zusätzlichen Ausgabe aussieht, spart unter dem Strich allerdings eine Menge Geld ein.

Deshalb finanziert sich das Flottenmanagement mehr oder weniger selbst.

Mit Fuhrparkmanagement Kosten sparen

Das Fuhrparkmanagement ist für die meisten Unternehmen mit eigener Flotte eine relevante Kostenstelle und umfasst alle Ausgaben, die in diesem Zusammenhang entstehen. Dabei handelt es sich sowohl um offensichtliche Kosten, wie zum Beispiel Leasinggebühren, als auch um versteckte Ausgaben, wie beispielsweise die fürs Personal.

Zur besseren Kalkulation wird bei den Zahlungen zwischen fixen und variablen Kosten definiert.

Während fixe Kosten unabhängig von der Laufleistung der Fahrzeuge entstehen und selbst dann anfallen, wenn der Fuhrpark nicht genutzt wird, entstehen variable Kosten nur bei der Nutzung der Fahrzeuge.

Die Unterscheidung zwischen diesen beiden Auslagen ermöglicht es, die Kosten pro Fahrt zu ermitteln, aber auch diejenigen zu berechnen, die unabhängig von der Häufigkeit der Fahrten entstehen.

So lässt sich kalkulieren, ob der Fuhrpark für das Unternehmen rentabel ist.

Um beim Kostenmanagement den Überblick zu behalten, hohe Lasten zu identifizieren und unnötige Kostenstellen zu eliminieren, kann eine Fuhrparkmanagement Software sehr hilfreich sein. Sie ermöglicht es, direkt zu berechnen, was bestimmte Fahrten kosten oder festzustellen, welche Fahrzeuge kaum genutzt werden.

Das vereinfacht die Verwaltung des Fuhrparks und zeigt bisher ungenutzte Einsparpotenziale auf. Zusätzlich habe Sie monatliche Kosten immer auf dem Schirm.

Der Fuhrpark ist eine der größten Kostenstellen

Branchenübergreifend bilden diese Kosten einen großen Bestandteil der Ausgaben, die bei einem Unternehmen anfallen. Dabei entstehen nicht nur Kosten für die Fahrzeuge und deren Wartung und Unterhalt, sondern auch für die Verwaltung, die Planung und die Überwachung des Fuhrparks.

Insgesamt ergeben sich also beachtliche Kosten.

Die Auswahl der richtigen Fahrzeuge spielt eine große Rolle, um diese zu reduzieren. Auch an anderer Stelle kann eine passende Flottenmanagement Software helfen, monatliche Kosten zu sparen, indem sie zum Beispiel unnötige Posten identifiziert.

Sie sorgt außerdem dafür, dass alle nötigen Dokumente und Daten leicht und schnell an einem Ort zu finden sind. Im Gegensatz dazu treibt veraltete Software die zusätzlichen Kosten unnötig in die Höhe denn ihr entgehen wichtige Problemstellen – und damit auch Ihnen.

Das gilt ganz besonders für alle, die heute noch ihr Fuhrparkmanagement mit Excel betreiben.

Was sind Fuhrparkkosten?

Die Ausgaben für einen Fuhrpark umfassen einen breites Spektrum. Hierzu gehören zunächst die Kosten für die Anschaffung aller Fahrzeuge und der Flottenversicherung, aber auch die Gehälter für etwaiges Personal, die Wartung der Fahrzeuge sowie die Steuern und die Verwaltung des Fuhrparks. Auch die Belastungen für den Betrieb der Fahrzeuge, wie zum Beispiel Kraftstoffkosten, fallen in diesen Bereich.

Einen genauen Überblick über die Kosten eines Fuhrparks bekommt man am besten, indem in Fixkosten und variable Kosten unterschieden wird. Diese Unterscheidung hilft nicht nur dabei, die berechneten Kosten besser einzuteilen, sondern bildet auch die Grundlage für die Kostenträgerrechnung. Dadurch kann exakt kalkuliert werden, wie viel der Einsatz mit einem bestimmten Fahrzeug kostet.

Fixkosten im Fuhrpark

Bei den fixen Kosten im Fuhrpark handelt es sich um monatliche Ausgaben, die unabhängig von der Nutzung der Fahrzeuge entstehen. Sie fallen also auch dann an, wenn die Fahrzeuge nicht oder nur kaum genutzt werden.

Zu den Fixkosten gehören die Belastungen für die Anschaffung, etwa die monatlichen Leasingrate für die Fahrzeuge sowie Versicherungen (z.B. Kfz-Versicherung, Haftpflichtversicherungen) und die Personalkosten für den Fuhrpark. Auch der Aufwand für die Steuer, der Aufwand für die Verwaltung und der Aufwand für die Wartung wird zu den Fixkosten gezählt.

• Anschaffung
  Bei den Kosten kann es sich um den Einkauf der Fahrzeuge handeln. In diesen Bereich fallen aber auch Kosten für das Leasing oder die Ausstattung. Bei der Versicherung kann es sinnvoll sein, die Fahrzeuge bei einem einzelnen Anbieter unter zu bringen. Das resultiert oft in einem besseren Tarif.
• Personalkosten
  Sie können ebenfalls einen großen Anteil der Kosten in einem Fuhrpark bilden. Während in einigen Unternehmen der Fuhrpark seine eigene Verwaltung hat, übernehmen in anderen Unternehmen Mitarbeiter die Aufgaben »nebenher«. In beiden Fällen ist es jedoch wichtig, dass die genauen Kosten für das Personal mit einberechnet werden.
• Mischkosten
  Ausgaben, die sich aus variablen Kosten und Fixkosten zusammensetzen, zählen üblicherweise zu den Fixkosten. Hierzu gehört zum Beispiel der Wertverlust der Fahrzeuge, der sich sowohl abhängig von ihrer Laufleistung als auch von der Zeit verändert. Solch Kosten werden im Allgemeinen den Fixkosten zugerechnet.
• Fixkosten ≠ Statische Kosten
  Man darf nicht den Fehler machen und »fix« mit »statisch« gleichsetzen. Diese Posten sind dynamisch (!) und können sich durchaus im Laufe eines oder mehrerer Monate verändern. Ausfälle beim Personal, Änderungen in den Tarifverträgen, bei den Versicherungsbeiträgen oder veränderte Leasingkosten beeinflussen die Fixkosten. Sie sind aber immer unabhängig von der Laufleistung der Fahrzeuge.

Variable Kosten im Fuhrpark

Variable Kosten im Fuhrpark sind im Gegensatz zu den vorher genannten von der Laufleistung der Fahrzeuge abhängig. Auch hier muss es aber kein direktes, proportionales Verhältnis geben, sondern handelt sich um eine Reihe von Faktoren, wie das Fahrzeug oder die Häufigkeit der Nutzung.

Zu den variablen Kosten gehört nicht nur der Aufwand für Reparaturen. Hierzu zählen auch Kraftstoff sowie eventuell Kosten für die Abschreibung und Ausgaben für die Nutzung bestimmter Strecken. Das wird gerade in Ländern mit Mautgebühren wichtig.

Auch Wartungen gehören dazu. Aber Moment, waren die nicht schon bei Fixkosten aufgeführt? Während die reine Serviceleistung der Werkstatt zu den fixen Kosten zählt, gehört die Instandsetzung und beispielsweise der damit verbundenen Preis für Ersatzteile zu den variablen Ausgaben.

Diese Kosten schwanken stark und entstehen nur, wenn das betreffende Fahrzeug sich viel im Einsatz befindet. Der Kraftstoffpreis unterliegt ständigen Schwankungen und ist außerdem von der Leistung und dem Verbrauch des betroffenen Fahrzeugs abhängig.

Die Kosten für Reparaturen sind zwar schwerer vorherzusehen und fahrzeugspezifisch, jedoch ist davon auszugehen, dass sie mit der steigenden Laufleistung des Fahrzeugs auf Grund des Verschleißes, der dann eintritt, zunehmen.

Die Kosten für die Nutzung bestimmter Strecken lassen sich im Allgemeinen eindeutig identifizieren. Auch hier besteht aber Einsparpotential. Wenn zum Beispiel regelmäßige Fahrten nach Österreich stattfinden kann es durchaus Sinn ergeben, die Vignette nur für ein dezidiertes Fahrzeug zu erwerben und dieses dann stets für alle Fahrten dorthin einzusetzen.

Vor allem bei den variablen Kosten ist es sowohl wichtig als auch schwierig, den Überblick zu behalten. Denn gerade hier besteht erhebliches Einsparpotential. So kann es von Vorteil sein, zu ermitteln, ob bestimmte Fahrzeuge sehr wenig genutzt werden oder das sie sehr hohe Kosten pro Nutzung haben, zum Beispiel durch einen hohen Kraftstoffverbrauch oder häufig benötigte Reparaturen. Auch, dass bestimmte Strecken günstiger sind als andere, lässt sich so ermitteln.

Die zusätzlichen Kosten im Fuhrpark

Es können im Fuhrpark nicht selten außerplanmäßige Kosten anfallen. Dabei handelt es sich vor allem um Kosten, die weder in den Bereich der Fixkosten noch und in den der variablen Kosten fallen und meistens einmalig auftreten.

Wenn eines der Fahrzeuge etwa in einen Unfall verwickelt ist, können im Rahmen dessen zusätzliche Kosten entstehen, etwa durch die Selbstbeteiligungen gegenüber der Versicherung.

Diese Kosten spielen im Allgemeinen für die Kalkulation eine untergeordnete Rolle, da sie wenig Einsparpotential bieten und nicht regelmäßig auftreten. Es kann jedoch durchaus sinnvoll sein, sie miteinzubeziehen.

Sollten sich diese Ausgaben bei bestimmten Mitarbeitern häufen, wäre die Investition in ein Fahrsicherheitstraining empfehlenswert.

So lassen sich Fuhrparkmanagement-Kosten berechnen

Die Berechnung der Fuhrparkkosten ist kein einfaches Unterfangen. Allein schon durch die Komplexität der zusammengesetzten Kosten aus Fixkosten und variablen Kosten.

Wenn der Fuhrpark oder einzelne Fahrzeuge im Fuhrpark nur selten genutzt werden, bilden die Fixkosten einen sehr hohen Anteil der Kosten für eine Fahrt. Bei einer guten Auslastung der vorhandenen Fahrzeuge hingegen ist der Anteil der Fixkosten geringer, was dann die Kosten pro Einsatz senkt.

Hier ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zu ermitteln. Es sollten stets Fahrzeuge zur Verfügung stehen, wenn wenn man sie benötigt. Dennoch dürfen keine unnötig hohen Kosten durch ungenutzte Fahrzeuge anfallen.

Eine Fuhrparkmanagement-Software kann an dieser Stelle hilfreich sein, um die Verwaltung des Fuhrparks sowie die Kostenrechnung zu vereinfachen.

Außerdem sorgten Fuhrparkmanagement-Software Angebote dafür, dass die Anzahl der Stunden und die Anzahl der Mitarbeiter, die sich mit der Verwaltung des Fuhrparks beschäftigen müssen, drastisch reduziert werden, und senkt so ganz direkt die Kosten.

Bei den Fuhrparkmanagement-Software-Lösungen ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Software die Verwaltung tatsächlich vereinfacht. Auch bei Handhabung und der Bedienbarkeit sollte sie überzeugen. Die Anbieter sollten die Möglichkeit bieten, die Fahrzeuge digital zu verwalten und einen Überblick über die Kosten pro Fahrzeug sowie pro Fahrt bereit stellen.