Sämtliche Firmen, die ihre Dienstleistungen mit individueller Mobilität verbunden haben, bauen auf ein effektives Fuhrparkmanagement. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Sektor das Unternehmen tätig ist. Die Fuhrparks mögen unterschiedlich sein, die Fuhrparkmanagement Aufgaben bleiben gleich.
Welche Aufgaben hat das Fuhrparkmanagement?
Das Flottenmanagement kümmert sich in weitestem Sinne um die Disposition, Pflege, Instandhaltung und Kosten der eigenen Fahrzeuge.
So jedenfalls die Kurzform für eilige Leser. Aber gehen wir doch mal etwas mehr ins Detail.
Das gehört zu Fuhrparkmanagement-Aufgaben
1. Fahrzeugbeschaffung
Besitzt Ihr Unternehmen einen Fuhrpark, so muss sich jemand um die Beschaffung der passenden Neufahrzeuge kümmern. Wer, wenn nicht das Fuhrparkmanagement, sollte dies tun?
Die Aufgaben eines Fuhrparkmanagers sind in diesem Bereich komplexer, als Sie vielleicht denken würden. Bei der Beschaffung von Fahrzeugen zählt längst nicht nur der Preis. Wenn man darüber nachdenkt, dann wird schnell klar, dass die Flotte gewisse Anforderungen erfüllen muss.
In einem ersten Schritt erstellt man ein Lastenheft. Dabei wird Ausstattung, Form, Anzahl der Plätze sowie notwendige Sonderausstattung des Fahrzeugs definiert. In weiterer Folge geht es darum, diverse Angebote einzuholen. Fuhrparkmanager haben die Aufgabe, die gesamten Kosten für die Anschaffung transparent darzustellen.
Neben den Beschaffungskosten sind auch laufende Kosten wichtige Faktoren wie beispielsweise:
- Flottenversicherung,
- Kraftstoffverbrauch
- Wartung
Alle Kosten müssen anschaulich dargestellt werden, sodass eine Entscheidungsgrundlage entsteht. In der Fachsprache nennt man dies auch Business Case.
Das Fuhrparkmanagement ist verantwortlich für die Erstellung des Lastenhefts, die Anfrage bei den Lieferanten und den Aufbau des Business Cases, so dass das Management eine nachhaltige Entscheidung treffen kann.
Natürlich stehen die Kosten an oberster Stelle. Das Flottenmanagement beschafft Fahrzeuge unter Berücksichtigung der Kostenoptimierung. Mit der Beschaffung ganzer Flotten werden beste Preise eingefahren. Die Anzahl der Autos sowie deren Ausstattung folgt dem Prinzip »so viel wie nötig, so wenig wie möglich«.
2. Schadenmanagement
Gerade bei einer unüberschaubar großen Flotte ist rasch ein Schaden entstanden. Neben Parkunfällen, Hagelschäden, Vandalismus und Wildschäden gibt es zahlreiche weitere potenzielle Gefahren für Ihre Fahrzeuge.
Vorausplanung ist die halbe Miete und wenn sich das Fuhrparkmanagement bereits um eine Vertragswerkstätte gekümmert hat, dann kann man schnell reagieren.
Im Schadensfall gilt es, den Sachverhalt schriftlich festzuhalten und zu dokumentieren. Gegebenenfalls müssen Fotos sowie Videos des Schadens gemacht werden. Eine enge Abstimmung mit der Versicherung, welche den Schaden deckt, ist ebenso notwendig.
Darüber hinaus muss sich das Flottenmanagement eventuell um einen Ersatz kümmern, falls das Fahrzeug für längere Zeit ausfällt. Gemeinsam mit geplanten Wartungen und Ausfällen von Mitarbeitern müssen Schadensfälle an den Fahrzeugen durch das Fuhrparkmanagement kompensiert werden.
Des Weiteren gehört es zu den Aufgaben eines Fuhrparkmanagers das Flottenmanagement die Aufgabe, Unfälle tunlichst zu vermeiden. Neben der Mitarbeiterschulung gehört hierzu die jährliche Sicherheitsüberprüfung sämtlicher Fahrzeuge.
3. Pflege der Stammdaten von Fahrzeugen und Fahrern
Welche Mitarbeiter sind berechtigt ein Fahrzeug der Flotte zu lenken? Was für Fahrzeuge befinden sich im Bestand? Welche Autos davon wurden bereits ausgemustert?
All diese Fragen müssen im Rahmen der Fuhrparkmanagement Aufgaben mit einem Klick beantwortet werden können.
Sind diverse Stammdaten gepflegt, so können sie jederzeit nachverfolgt und somit die Fragen schnell bearbeitet werden. Das Fuhrparkmanagement verwaltet diese Daten und bringt sie zu jedem Zeitpunkt auf einen aktuellen Stand.
Kommt ein neues Fahrzeug hinzu, verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder gibt man ein Fahrzeug ab, dann muss das Fuhrparkmanagement dies entsprechend nachpflegen.
Stammdaten sind für ein verlässliches Reporting unverzichtbar, welches genauso zu den Kernaufgaben von Fuhrparkmanagern gehört. Nur mit verlässlichen Daten in der Verwaltung des Fuhrparkmanagements kann ein vertrauliches Reporting stattfinden, um auf dessen Basis wichtige Entscheidungen zu treffen.
4. Organisation der Wartungstermine
Selbstverständlich gehört auch die Organisation der Wartungstermine zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben.
Speziell wenn mehrere Fahrer ein und dasselbe Fahrzeug nutzen, muss man Wartungstermine planen und zeitlich kalkulieren. Zu viel Chaos entsteht, wenn das Auto von heute auf morgen nicht mehr zur Verfügung steht und entsprechender Ersatz nicht bereitgehalten wird.
Die komplette Abstimmung mit der Werkstatt muss vom Flottenmanagement durchgeführt werden. Am besten verteilt man die Termine der gesamte Flotte bei der Wartung gleichmäßig über das ganze Jahr, so dass kein Engpass entsteht.
Wartungszeiten werden so kurz wie möglich gehalten. Schließlich ist das Auto in dem Zeitraum nicht einsatzfähig. Dies stellt zugleich einen großen Kostenfaktor dar, da das Fahrzeug viel Geld verschlingt und gleichzeitig nicht für den Betrieb genutzt werden kann.
Je nach Größe des eigenen Fuhrparks gibt es die Möglichkeit, kleinere Wartungen eigenständig durchzuführen. Während in diesem Fall die Flexibilität deutlich zunimmt und die Kosten teilweise deutlich gesenkt werden können, muss sich die Anschaffung einer firmeneigene Werkstatt erst durch eine große Flotte rechnen.
5. Überwachung der rechtlichen Anforderungen
Gibt es neue gesetzliche Anforderungen, dann ruft dies das Fuhrparkmanagement auf den Plan. Die Fuhrparkmanager müssen zu jeder Zeit über die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen Bescheid wissen.
Darf man das Fahrzeug nur mit einem gültigen Führerschein der Klasse C steuern? Diese Frage muss das Fuhrparkmanagement im Nu beantworten können.
Ändert sich etwas an der maximal zulässigen Beladung des Fahrzeugs oder gibt es andere Regeln im Straßenverkehr, die sich geändert haben, so ist es die Aufgabe des Flottenmanagements, die Mitarbeiter darüber umfassend zu informieren und die Umsetzung der Änderung im eigenen Unternehmen nachhaltig abzusichern.
6. Durchführen der UVV-Prüfung
Hinter »UVV« verbirgt sich die Abkürzung »Unfallverhütungsvorschrift«.
Diese ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Geregelt sind darin sämtliche Maßnahmen, um Mitarbeiter zu schützen und Unfälle zu vermeiden. Besonders im Falle einer Flotte birgt diese ein hohes Potenzial an Gefahren, die nicht selten Leib und Leben betreffen.
Neben einer wirksamen Ersten Hilfe müssen sich Fahrzeugnutzer regelmäßig einer ärztlichen Untersuchung unterziehen. Darüber hinaus muss eine UVV-Prüfung durch Sachverständige durchgeführt werden. Die Prüfung erfolgt einmal jährlich und wird an jedem Fahrzeug der Flotte durchgeführt. Dabei checkt man sämtliche Funktionen, wie Licht, Scheibenwischer, Gurte, Airbags oder Spiegel.
Die UVV-Prüfung muss vom Fuhrparkmanagement koordiniert werden. Gibt es Mängel, müssen Flottenmanager dafür sorgen, dass diese schnellstmöglich behoben werden. Auch die Ladungssicherung im Fahrzeug kontrollieren UVV-Prüfer.
Während alle Nutzer selbstständig verantwortlich ist, die Ladung zu sichern, muss das Flottenmanagement die Möglichkeit der Sicherung durch beispielsweise Zurrpunkte im Laderaum gewährleisten. Auch die regelmäßige Schulung der Fahrer über die korrekte Ladungssicherung ist Teil der Verantwortung des Fuhrparkmanagements.
Da im Falle der Nichteinhaltung der UVV-Prüfung Bußgelder drohen, muss das Flottenmanagement dieses Thema sorgfältig behandeln.
7. Führerscheinkontrolle
Mit den Stammdaten einhergehend hat das Fuhrparkmanagement dafür Sorge zu tragen, dass alle Fahrer eine gültige Fahrerlaubnis besitzt und muss diese bei Diensteintritt kopieren und sauber ablegen.
Nach einem Unfall sollte das Flottenmanagement die Gültigkeit des Führerscheins kontrollieren. Wenn die Fahrzeuge der eigenen Flotte nur mit einem Führerschein der Klasse C gelenkt werden dürfen, dann muss die fünfjährige Kontrolle beachtet werden.
Alle Nutzer stehen in der Verantwortung, den Führerschein in diesem Fall nach fünf Jahren zu verlängern und eine ärztliche Untersuchung durchführen zu lassen.
Das Flottenmanagement muss das entsprechende Ablaufdatum vermerken und betreffende Personen kurz vor Ablauf darüber informieren. Ist die Kontrolle positiv erledigt, dann muss das Fuhrparkmanagement das neue Ablaufdatum vermerken und regelmäßig aktuell halten.
Mit der Führerscheinkontrolle stellt das Fuhrparkmanagement sicher, dass tatsächlich ausschließlich Fahrer für das Unternehmen auf den Straßen unterwegs sind, die eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Mitunter stellt dies die Ausführung der geltenden gesetzlichen Lage dar.
8. Kraftstoffmanagement
Der Treibstoff für die eigene Flotte ist einer der größten Faktoren, wenn es um die laufenden Kosten geht. Mittels Software kann das Flottenmanagement den Kraftstoffverbrauch sämtlicher Fahrzeuge in Echtzeit verfolgen.
Zusätzlich kümmern sich Fuhrparkmanager darum, dass das Unternehmen Pauschalpreise mit bestimmten Tankstellen erhält. Mehrere Anbieter von solchen Tankkarten erleichtern das Leben deutlich. Die Abrechnung über die Buchhaltung erfolgt vereinfacht, obendrein gibt es nicht selten Sonderkonditionen, die für zusätzliche Ersparnisse sorgen.
Die Fahrzeugnutzer beeinflussen den Kraftstoffverbrauch maßgeblich. Neben regelmäßiger Schulungen durch das Flottenmanagement ist es empfehlenswert, ein Spritspar-Training mit den Mitarbeitern durchzuführen.
9. Controlling und Reporting zu den Flottenkosten
In der Regel sind Flottenmanager direkt der Geschäftsführung oder dem High Level Management untergeordnet. Eine der Kernaufgaben besteht darin, dem Management regelmäßig zu berichten.
Inhaltlich geht es zumeist darum, die Kosten im Griff zu behalten und den laufenden Betrieb nicht zu gefährden. Nur mit einem guten Überblick und transparenten Prozessen ist dies zuverlässig sicherzustellen.
Durch Aufzeichnung sämtlicher Daten, wie Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch und Anzahl der im Einsatz befindlichen Fahrzeuge wird Optimierungspotenzial ersichtlich.
Das Flottenmanagement hat die Aufgabe dieses Potenzial anschaulich darzustellen und entsprechende Maßnahme daraus zu generieren. Genau, wie den aktuellen Stand der Maßnahmen (weitgehend regelmäßig) an die Geschäftsführung zu berichten.
Die Kosten im Blick zu behalten bedeutet auch, die Reparaturen der einzelnen Fahrzeuge ständig zu überwachen. Verschlingt ein einzelnes Auto vermehrt Kosten durch erhöhten Reparaturbedarf, so bleibt die einzige logische Konsequenz dieses auszumustern und ein neues Fahrzeug zu beschaffen.
Nur durch eine einheitliche Datenerfassung aller Fahrzeuge ist ein transparentes Reporting durch das Fuhrparkmanagement überhaupt möglich. Erst durch dieses Reporting können effiziente Einsparungspotentiale erkannt und durchgesetzt werden.
Wie kann eine Software die Fuhrparkmanagement Aufgaben erleichtern?
Die Disposition, Wartung, Instandhaltung, Beschaffung sowie Pflege der Flotte kann nur durch ein gut organisiertes Flottenmanagement erfolgen.
Das Fuhrparkmanagement übernimmt dabei sämtliche Aufgaben und stellt eine wichtige Kernkompetenz des eigenen Unternehmens dar. Speziell wenn Ihr Business von Mobilität abhängt, müssen Sie sich darum kümmern, dass das Fuhrparkmanagement so effektiv wie nur möglich arbeiten kann.
Mit guter Software ist das definitiv der Fall.
Die Grenzen scheinen dabei fast endlos. In der Fuhrparkmanagement Software können Stammdaten der Fahrzeuge und Fahrer hinterlegt werden. Per GPS wird der aktuelle Standort des jeweiligen Fahrzeugs ermittelt. Geschwindigkeit, zurückgelegter Weg und Kraftstoffverbrauch werden stets aufgezeichnet. Das macht ein effektives Reporting durch das Fuhrparkmanagement überhaupt erst möglich.
Sämtliche Daten zeigen, welches Fahrzeug welche Kosten verursacht. Kilometer, Standzeiten und Betriebsstunden können per Mausklick sofort aus der Software abgerufen werden. Daraus leitet man Entscheidungen ab, um den Fuhrpark deutlich zu optimieren.
Auch die Kommunikation mit den Fahrern, die aktuelle Routenplanung sowie die Güterkontrolle können über eine Software für das Fuhrparkmanagement verwaltet werden. Ebenso der aktuelle Status der Flotte. Ist ein Fahrzeug aufgrund von Wartung oder wegen eines Gebrechens nicht verfügbar, dann wird diese Meldung in der Software entsprechend dargestellt.
Das Fuhrparkmanagement ist eine Art Kommandozentrale für den laufenden Betrieb. Nur mit einer passenden Software kann das Fuhrparkmanagement über den Leitstand arbeiten und zu jeder Zeit den Überblick behalten.
