Die Aufgaben von Fuhrparkleitern werden zunehmen umfangreicher und umfassen eine Vielzahl von verschiedenen Tätigkeiten. Der Aufgabenbereich reicht vom operativen Tagesgeschäft bis hin zu strategischen Überlegungen und Prozessplanungen. Die Anforderungen an Fuhrparkleiter sind entsprechend hoch.
In der Regel müssen diese sich als Organisationstalente auszeichnen und durch Koordination, Effizienz und wirtschaftlichem Handeln beeindrucken.
Diese Aufgaben übernimmt ein Fuhrparkleiter im Fuhrpark:
1. Beschaffung der Fahrzeuge
Die Beschaffung der Fahrzeuge zählt zu den wichtigsten Aufgaben von Fuhrparkleitern. Neben dem großen Posten der Fahrzeuge umfasst der Bereich der Beschaffung noch weitere Aufgaben. Fuhrparkleiter haben sich beispielsweise auch um den Kauf von Reifen sowie den Abschluss von Versicherungen zu kümmern.
Die Beschaffung von Tankkarten und anderem Zubehör zählt in der Regel ebenfalls zum Aufgabenbereich des Flottenmanagements. Individuelle Regelungen können an dieser Stelle zu Ausnahmen führen.
Ein Verständnis von wirtschaftlicher Effizienz ist bei der Beschaffung der Fahrzeuge von hoher Bedeutung. Qualität und Kosten sind nur zwei Faktoren, welche Fuhrparkleiter bei der Bewältigung ihrer Aufgaben berücksichtigen müssen. Das wohl komplexeste Thema ist hierbei der Kauf neuer Fahrzeuge. Bei der Wahl des optimalen Fahrzeugs müssen sich Fuhrparkverwalter mehrere Fragen stellen.
Neben dem Zweck und somit der benötigten Ausstattung des Wagens ist die Frage nach der Anschaffungsmethode zu klären. Die Entscheidung, ob ein Fahrzeug gekauft oder geleast werden soll, kann steuerliche, bilanzpolitische und weitere Gründe haben.
2. Übertragung der Halterhaftung
Für Unternehmer gibt es unterschiedlichste Gründe, die Halterhaftung an die Fuhrparkleitung zu übertragen. Möglich ist eine solche Übertragung der Halterhaftung nach § 9 OWiG. Mit der Delegation der Aufgaben und Verantwortung für den Fuhrpark gehen die Risiken der Halterhaftung auf die Fuhrparkleiter über.
Diese spezielle Haftung bezeichnet die grundsätzliche Verantwortung für die Einhaltung der rechtlichen Pflichten, welche sich im Zusammenhang mit der Fahrzeugüberlassung an einen Mitarbeiter ergeben. Zu den wichtigsten rechtlichen Pflichten gehören die Versicherungspflicht, Mitteilungspflicht, Steuerpflicht sowie Instandhaltung der Fahrzeuge und die Sicherstellung der Verkehrssicherheit.
Die Delegation der Verantwortung für den Fuhrpark und damit auch die Übertragung der Halterhaftung ist an wesentliche Voraussetzungen geknüpft. Sie kann nur wirksam erfolgen, wenn beauftragte Fuhrparkleiter zuverlässig und sachkundig sind.
Weiterhin hat die Delegation ausdrücklich über gesetzliche Vorschriften, den Arbeitsvertrag, aufgrund besonderer Beauftragung oder aus der Funktion heraus zu erfolgen. Aufgrund der Beweisfunktion ist eine schriftliche Übertragung der Halterhaftung zu empfehlen.
3. Risiko- und Schadenmanagement
Dem Fuhrparkmanagement obliegt es in der Regel, den Fuhrpark effizient zu gestalten und Kosten sowie Risiken weitestgehend zu reduzieren. Zunächst ist die Einrichtung wirksamer Prozesse die erste wesentliche Aufgabe. Innerhalb dieser Prozesse können Kompetenzen zugeordnet und Kontrollen eingerichtet werden.
Um den Fuhrpark langfristig effizient zu halten und die Risiken und Kosten zu minimieren, hat die Fuhrparkleitung die bestehenden Prozesse und Fahrzeuge regelmäßig zu kontrollieren. Hierbei ist auf Risiken sowie mögliche Schäden zu achten. Mit dem Risiko- und Schadenmanagement wird auf die Bereiche abgezielt, welche ein bedeutsames Risiko darstellen.
Das Schadenmanagement gehört ebenso zu den wichtigen Aufgaben. Durch optimierte Prozesse kann der Schadenaufwand in einem Unternehmen nachhaltig minimiert werden. Von der Aufnahme eines Schadens bis hin zur Abwicklung über die Versicherung kommt dem Schadenmanagement eine wichtige Stellung zu.
Die integrierten Prozesse dienen in erster Linie einer effizienten, kostengünstigen und problemlosen Abwicklung im Schadensfall. Zudem werden im Rahmen dieses Managements die Mitarbeiter sensibilisiert und informiert. Denn diese sind meist die Betroffenen eines Schadensfalls und müssen wissen, wie sie sich zu verhalten haben. Konkrete Arbeitsanweisungen erleichtern die Umsetzung und damit auch die Wirksamkeit der einzelnen Prozesse.
Um den wirtschaftlichen Risiken zu begegnen, müssen Statistiken über den Zustand der Fahrzeuge erstellt und überwacht werden. Bei steigenden Wartungs- und Reparaturkosten und unter Berücksichtigung des Kraftstoffverbrauchs sowie der Ausfallzeiten und dem Restwert ist die Möglichkeit des Verkaufs eines Fahrzeugs zu betrachten. Das Risikomanagement widmet sich noch weiteren Risiken mit entsprechenden Prozessen und Kontrollen.
4. Fahrer- und Fahrzeugkoordinaten
Eine weitere Aufgabe des Fuhrparkleiters ist die Koordination von Fahrern und Fahrzeugen. Dem optimalen Zusammenspiel dieser beiden Bereiche kommt eine wesentliche Bedeutung zu. Der Prozess der Personalplanung sowie die Kontrolle sind auf die Projekte und Fahrzeiten anzupassen.
Hierbei sind auch mögliche Zusatzqualifikationen in die Überlegungen einzubeziehen. Insbesondere bei Gütertransporten und Speditionen ist eine optimale Fahrzeugauslastung von wesentlicher Bedeutung.
Da sind die gesetzlichen Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer zu beachten. Unter diesen Lenk- und Ruhezeiten verstehen sich bestimmte Richtlinien für LKW-Fahrer, welche diese einzuhalten haben. Sie legen die maximale Fahrzeit sowie die dazugehörige minimale Pausenzeit fest. Haben Fuhrparkleiter die Verantwortung über mehrere Standorte, können sie die Fahrzeuge bewegen, um die Effizienz zu erhöhen.
Die Fahrerkoordination und die Fahrzeugkoordinaten sind optimal aufeinander abzustimmen, um einen effizienten Ablauf sicherstellen zu können. Im Rahmen der Fahrzeugkoordinaten werden die einzelnen Fahrzeuge im Hinblick auf die mögliche zulässige Gesamtmasse, Maße und andere Eigenschaften ausgewählt. Der Fuhrpark hat grundsätzlich so ausgestattet zu sein, dass alle benötigten Fahrzeuge in einer angemessenen Zeit bereitgestellt werden können.
5. Überwachen der Unfallverhütung
Mit den Unfallverhütungsvorschriften (UVV) hat der Gesetzgeber ein Regelwerk verfasst, welches verbindliche Pflichten für Unternehmen vorgibt. Diese beziehen sich in erster Linie auf die Arbeitssicherheit sowie den Schutz der Gesundheit am Arbeitsplatz. Die UVV regelt zudem spezielle Prüfvorschriften. Die DGUV Vorschrift 70 gibt hierbei an, welche Fahrzeuge einer solchen Prüfung unterzogen werden müssen.
Werden die Vorschriften von den verantwortlichen Fuhrparkleitern nicht eingehalten, können diesen je nach individuellem Fall rechtliche Konsequenzen drohen. Von besonderer Wichtigkeit ist es daher, dass Fuhrparkleiter die Normen der UVV kennen und einhalten. Hierzu gehört auch eine entsprechende Sensibilisierung der Mitarbeiter.
6. Kontrolle und Überprüfung
Zu den Aufgaben des Fuhrparkleiters gehört weiterhin eine Führerscheinkontrolle, welche im Turnus von einem Jahr durchgeführt werden muss. Zudem muss die Überprüfung von Mängeln und Schäden an Fahrzeugen von der Fuhrparkleitung aufgenommen und nachgehalten werden.
Grundsätzlich gehört auch eine Schulung der Fahrer zu dem Aufgabengebiet der Fuhrparkleitung. Insgesamt ist der ihm zugeordnete Aufgabenbereich sehr umfangreich und erfordert ein entsprechendes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
7. Kraftstoffmanagement
Da der Kraftstoffverbrauch eines Fuhrparks ein nicht unbedeutender finanzieller Faktor ist, stellt das Kraftstoffmanagement eine wichtige Aufgabe im Fuhrparkmanagement dar. Diese Aufgabe umfasst insbesondere die Auswertung und Verwaltung der Kraftstoffausgaben.
Hierfür muss die Flottenverwaltung die Tankbelege der Mitarbeiter zentral sammeln und kontrollieren. Die ausgewerteten Belege werden ebenfalls dokumentiert. Je nach internem System, kann diese Arbeit sehr zeitintensiv sein.
Der Aufwand der Tätigkeit ist insbesondere durch das Einsammeln der Belege aller Mitarbeiter sowie die händische Überprüfung des Energieverbrauchs im Hinblick auf Richtigkeit mit einem hohen Aufwand verbunden. Hinzu kommen eventuelle Ungenauigkeiten der Ergebnisse bei einer manuellen Auswertung.
Verfügt der Fuhrpark über eine Fuhrparksoftware, kann diese Arbeit unter Umständen nahezu vollautomatisiert erledigt werden und stellt somit eine enorme Entlastung des Fuhrparkmanagements dar.
Mithilfe von Tankkarten werden alle Transaktionen automatisch ausgeführt, protokolliert und zentralisiert. Auf diese Weise wird eine detaillierte Einsicht über das Tankverhalten der Mitarbeiter gewährt und die Kraftstoffausgaben lassen sich genau auswerten. Weiterhin werden durch das automatische Hinterlegen der Belege im System Fehlerquellen minimiert.
8. Fuhrparkpflege
Da der Zustand der Fahrzeuge den Fuhrpark nach außen repräsentiert, kommt der Fuhrparkpflege eine besondere Bedeutung zu. Zu den Fuhrparkmanagement Aufgaben gehört daher auch die Pflege der einzelnen Fahrzeuge. Ein optisch einwandfreier Fuhrpark vermittelt Zuverlässigkeit. Daher sind die Fahrzeuge des Fuhrparks regelmäßig zu reinigen und auch zu pflegen.
Hierbei ist zu beachten, dass dies nicht nur eine Außenwäsche umfasst, sondern auch der Innenraum in bestimmten Abständen gereinigt werden sollte. Dadurch wird auch der Wert der Fahrzeuge erhalten und der allgemeine Zustand wird gleichbleibend gut gehalten. Neben Reinigungen im Innen- und Außenbereich der Fahrzeuge sind regelmäßige Inspektionen sowie Abgas- und Hauptuntersuchungen unverzichtbar, um eine hohe Qualität des Fuhrparks zu halten und darüber hinaus auch für die Sicherheit zu sorgen.
Bei der Ausgestaltung der Prozesse der Fuhrparkpflege kann der Fuhrparkleiter einzelne Arbeitsschritte an verantwortliche Personen delegieren. Dies bietet sich insbesondere dann an, wenn ein Fahrzeug von nur einem Fahrer genutzt wird. Regelmäßige Autowäschen können problemlos an diesen delegiert werden und sparen dem Fuhrparkleiter wertvolle Zeit und Ressourcen.
Fazit
Die Betreuung der Firmenflotte ist nicht zu unterschätzen. Man muss über juristische und betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse verfügen, dazu organisatorisches Talent mitbringen. Man steht im ständigem Austausch mit Fahrern, Versicherungen und Werkstätten, dazu intern mit der Abrechnung, der HR und oft auch dem Facility Management.
So können am Ende des Tages durch gute Verwaltung, Fachwissen und sicherem Umgang mit den einzelnen Parteien Zeitaufwand und vor allem Kosten nicht unwesentlich gemindert werden.