Protokoll zur Fahrzeugübergabe: Die richtige Übergabe von Firmenwagen

Das Fahrzeugübergabeprotokoll ist eine der wichtigen bürokratischen Säulen rund um das Thema Dienstwagen. Genauso wie die UVV-Prüfung und dem Führerschein-Check, ist das Protokoll wichtig, damit im Schadenfall nicht auf einmal die Firma oder die Fuhrparkleitung persönnlich haftbar gemacht werden kann.

Dieser Blog-Eintrag soll Ihnen eine Hilfestellung geben, auf was man achten muss bei der Fahrzeugübergabe. Außerdem haben wir für Sie weiter unten eine Word-Vorlage vorbereitet, mit der Sie abgesichert sind.

Worum geht es bei der Fahrzeugübergabe von Dienstwagen?

Wenn man im Privaten den eigenen Wagen an eine andere Person weitergibt (Freunde, Partner, Familienangehörige), reicht meist eine kurze Einweisung. Es ist ja schließlich ein Auto und kein Airbus 380. Lenkrad, Blinker, Gas, Bremse und los.

Ganz so einfach ist das beim Dienstwagen nicht. Es muss sichergestellt sein, dass die Fahrer das Auto wirklich verstehen, denn der Teufel steckt im Detail. Man muss sich nochmal vergegenwärtigen, wie sehr sich das Cockpit eines Fahrzeuges in den letzten Jahrzehnten verändert hat.

Anfang des Jahrtausends waren Fensterheber und Servolenkung das Nonplusultra, heute sind die Fahrzellen Hightech-Bereiche. Knöpfe am Lenkrad, Head-up-Displays, Touchscreens, Multimedia-Navigationssysteme mit Satellitenradio und Bluetooth.

Es geht darum, dass die Nutzer sich mit dem Auto auskennen! Ganz besonders in Notsituationen.

Wir können da aus eigener Erfahrung berichten, dass man im Fall der Fälle nach dem Warnblinker sucht, nur um nach einer Ewigkeit zu bemerken, dass er sich in dem Modell oberhalb des Kopfes neben der Innenraumbeleuchtung befindet.

Das Protokoll zur Fahrzeugübergabe – Erleichterung im Fuhrparkmanagement

Bei der Fahrzeugübergabe geht es also um mehr als nur um die Schlüsselübergabe. Das Protokoll umfasst eine Reihe wichtiger Angaben. Dazu gehören nicht nur Namen der Fahrer und Beifahrer (letzteres meistens eher bei Poolfahrzeugen) und der anwesenden Fuhrparkleiter während der Übergabe, sondern auch Informationen über den Zustand des Autos.

So werden etwa der Kilometerstand, die Anzahl der herausgegeben Schlüssel sowie im Auto enthaltenes Zubehör vom Verbandskasten bis hin zum Navigationsgerät erfasst. Auch Informationen über Schäden order sichtbare Kratzer sowie die Funktionsfähigkeit des Fahrzeugs sind unabdingbarer Teil des Protokolls.

Eine klare Dokumentation erspart hier später viel Ärger. Je nach Wunsch können auch Fotos des Autos Teil des Protokolls sein. Dies ist vor allem bei kleineren Schäden, wie etwa Kratzern oder Lackschäden sinnvoll. Dann kann später nachvollzogen werden, welches Ausmaß die Schäden genau hatten.

Falls es dann während der Fahrt zu weiteren Schäden kommt, lässt sich exakt differenzieren, was worauf zurückzuführen ist. Außerdem sollte im Rahmen der Fahrzeugübergabe die Verkehrstüchtigkeit des Fahrzeugs überprüft werden. 

Auch andere wichtige Zubehörteile wie zum Beispiel Tankkarten können genutzt und auf dem Protokoll vermerkt werden, sodass eine komplizierte, spätere Abrechnung vermieden wird. Nach dem Abschluss des Protokolls sollte es von beiden Beteiligten unterschrieben werden. Sie erhalten dann beide eine Ausfertigung, sodass bei allen Parteien rechtliche Sicherheit besteht und spätere Probleme vermieden werden.  

Wann und zwischen welchen Beteiligten kommt es zur Fahrzeugübergabe?

Die Fahrzeugübergabe findet zwischen den verantwortlichen Mitarbeitern des Fuhrparks und den Fahrern der Fahrzeuge statt. Dabei kann es sich sowohl um von der Firma als Fahrer angestellte Mitarbeiter handeln, als auch um Mitarbeiter, die für bestimmte Strecken einen Dienstwagen aus dem Fahrzeugpool benötigen.

Auch für Mitarbeiter, die dauerhaft als Teil ihres Vertrags einen Dienstwagen erhalten, ist eine Fahrzeugübergabe notwendig. 

Bei der erstmaligen Aushändigung des Dienstwagens zu beachten:

Einen Dienstwagenüberlassungsvertrag aufsetzen

So einen Vertrag aufzusetzen, ist das A und O im Fuhrparkmanagement. Sie sind nämlich in der besonderen Situation, dass die Fahrer den Wagen besitzen, Sie bzw. Ihr Unternehmen Fahrzeughalter sind und die Leasingbank wiederum Eigentümerin ist.

Verschiedene Interessen stoßen also aufeinander und im Dienstwagenvertrag sind alle Rechte und Pflichten für Management und Fahrer geklärt.

Gerade, wenn die Fahrer den Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, sollte man alles genau festhalten. Haben die Nutzer beispielsweise Hunde, mit denen Sie gerne in den nahen Wald fahren, sollte man klar regeln, dass das Auto regelmäßig gereinigt werden soll.

Sonst kann es passieren, dass Sie den Wagen nach drei Jahren an die Bank zurückgeben und die Ihnen auf einmal eine saftige Rechnung über eine porentiefe Grundreinigung schicken, weil der Wagen Haustier quasi ausdünstet. Da haben Sie in der Verwaltung wahrscheinlich Besseres zu tun.

Die Ersteinweisung

Bei der erstmaligen Aushändigung des Dienstwagens an die Mitarbeiter oder bei der Übergabe an neue Kollegen findet ebenfalls eine protokollierte Fahrzeugübergabe statt. Zusätzlich zu dieser ist aber außerdem eine Ersteinweisung notwendig. Die Berufsgenossenschaft schreibt diese vor.

Im Rahmen der Ersteinweisung sollen die Fahrer über die Technik des Fahrzeugs informiert werden, um gut gerüstet zu sein und im Straßenverkehr schnell reagieren zu können. Die einzelnen Fahrzeuge unterscheiden sich, zum Beispiel durch verschiedene Antriebe oder voneinander abweichende Bedienelemente.

Die Fahrer über solche Spezifikationen zu informieren ist Aufgabe der Ersteinweisung. Sie wird üblicherweise vom Händler oder einem Dienstleister vorgenommen. Zwar muss die Ersteinweisung nur durchgeführt werden, wenn das Fahrzeug zum ersten Mal übergeben wird, doch die relevanten Dokumente sollten sich, genauso wie das Handbuch des Fahrzeugs, für spätere Fahrer oder zum Nachschlagen, im Handschuhfach befinden. 

Die Führerscheinkontrolle

Bei der Verwaltung eines Fuhrparks spielt auch das Thema Haftung eine große Rolle. Sobald ein Unternehmen an ihre Fahrer ein Fahrzeug übergibt ist es verpflichtet, zu überprüfen, ob diese einen gültigen Führerschein besitzen. Denn wie schon gesagt, das Unternehmen ist der Halter des Fahrzeugs und damit auf Grund von §21 STVO dafür verantwortlich, die Fahrerlaubnis der Fahrer zu überprüfen.

Zusätzlich zu dieser ersten Prüfung sollte auch in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden, dass es seitdem nicht zum Verlust des Führerscheins gekommen ist. 

Wird diese Prüfpflicht vernachlässigt, drohen hohe Strafen, von der Zahlung von Bußgeldern bis hin zu Freiheitsstrafen. Daher ist es wichtig, dass sowohl die Erstkontrolle als auch die Folgekontrollen sorgfältig durchgeführt und dokumentiert werden, damit die Halterhaftung nicht greift.

Wenn Mitarbeiter nur selten Fahrzeuge aus dem Fuhrpark verwenden und keinen ihnen regulär gestellten Dienstwagen besitzen, kann es sogar sinnvoll sein, die Führerscheinkontrolle vor jeder Fahrt durchzuführen. 

Fahrerunterweisung nach UVV

Gemäß §1 Absatz 1 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), handelt es sich bei den Fahrzeugen eines Unternehmens um Arbeitsmittel. Daher ist das Unternehmen verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um den Arbeitsschutzrichtlinien nachzukommen und die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen.

Dazu zählt die Unterweisung nach UVV (Unfallverhütungsvorschriften). Diese Unterweisung von Fahrern umfasst den Umgang mit dem Fahrzeug im Straßenverkehr und bei Gefahrensituationen.

Es ist vorgeschrieben, dass diese Unterweisung mindestens einmal jährlich stattfindet. Die UVV sollte nicht mit der Fahrzeugeinweisung verwechselt werden, die bei der ersten Übergabe des Fahrzeugs stattfindet. Alle Mitarbeiter des Unterhemens, die Fahrzeuge aus dem Fuhrpark nutzen oder nutzen können, sei es als fest zugeteilter Dienstwagen oder als Poolfahrzeug, müssen an der regelmäßigen UVV-Prüfung teilnehmen. 

Unsere Fahrzeugübergabeprotokoll Vorlage als PDF zum kostenlosen Download

Ein vollständiges und gut aufgebautes Fahrzeugübergabeprotokoll ist also für das erfolgreiche Fuhrparkmanagement unverzichtbar. Bei uns erhalten sie eine kostenlose Vorlage als PDF, die Sie sich direkt herunterladen, ausdrucken und sofort verwenden können. 

Kostenloses Fahrzeugübergabeprotokoll Muster als Word-Dokument

Wenn Sie Ihr Fahrzeugübergabeprotokoll verändern oder direkt an einem PC ausfüllen möchten, bietet sich ein Protokoll als Word-Dokument an. So können Sie leicht zusätzliche Informationen hinzufügen, die Sie in ihrem Fahrzeugübergabeprotokoll benötigen. Außerdem können Sie alle Inhalte des Protokolls am Computer eintragen und dann drucken. Die beiden Unterschriften auf dem Protokoll müssen natürlich handschriftlich durchgeführt werden.