Um ein reibungsloses Fuhrparkmanagement zu gewährleisten, ist neben vielen anderen Aspekten auch die elektronische Führerscheinkontrolle ein wichtiges Hilfsmittel, damit unnötige Scherereien und Probleme bereits im Vorfeld gelöst werden. Was sie ist, ihre Vorteile und die gesetzlichen Grundlagen – das erfahren Sie hier in diesem Artikel.
Inhalt dieses Artikels
Was ist die elektronische Führerscheinkontrolle?
Die elektronische Führerscheinkontrolle ist eine zeit- und ortsunabhängige Überprüfung der Fahrerlaubnis von Mitarbeiten durch den Arbeitgeber mittels elektronischer Hilfsmittel.
Die Betonung liegt hier auf zeit- und ortsunabhängig, da es auf diese Art den Beschäftigten mit Zugang zu einem Firmenwagen oder Poolfahrzeug überlassen ist, wann und wo sie diese Prüfung durchführen.
Der Vorteil fürs Fuhrparkmanagement liegt darin, dass die Nachweiskette durch etwaige Krankheitsfälle seitens der Belegschaft oder terminliche Verhinderung seitens der Verwaltung nicht unterbrochen wird. So kann nahtlos die Fahrerlaubnis nachvollzogen werden und das Unternehmen wird im Falle eines Unfalls nicht unnötig zur Kasse gebeten.
Der Unterschied zwischen der manuellen und der digitalen Kontrolle der Fahrerlaubnis
Die manuelle Führerscheinkontrolle erfolgt am Standort, in der Regel beim Fuhrparkmanagement im Unternehmen vor Ort. Dort ist das Originaldokument vorzulegen und eine Kopie für die Akten anzufertigen. Für eine beweis- und rechtssichere Dokumentation unterzeichnen beide Parteien ein Dokument, das die Führerscheinkontrolle belegt.
Bei der digitalen Kontrolle entfällt diese Überprüfung vor Ort. Sie kann jederzeit und ortsunabhängig durchgeführt werden und bietet große Vorteile gegenüber der physischen Kontrolle vor Ort. Je mehr Dienstwagenfahrer in einem Unternehmen beschäftigt sind und desto mehr dezentrale Fuhrparkbüros es gibt, desto umständlicher und umfangreicher wird die Führerscheinkontrolle.
Bei der manuellen Kontrolle sind nicht nur Kopien anzufertigen, sondern auch Daten in entsprechende Formulare einzutragen. Hier können Fehler auftauchen. Die Dokumente füllen Aktenschränke, ferner sind sie datenschutzkonform und vor dem Zugriff nicht berechtigter Personen aufzubewahren.
Mit der digitalen Führerscheinkontrolle entfallen diese Probleme. Die Fuhrparkverantwortlichen nutzen ein digitales Verwaltungssystem. Die Prüfergebnisse werden allen Dienstwagenfahrern zugeordnet und entsprechende elektronische Akten angelegt.
Digitale beziehungsweise elektronische Führerscheinkontrolle bezieht sich auch auf die Hilfsmittel, die für die Führerscheinkontrolle eingesetzt werden: entweder ein mit einem Identifikationsmedium versehener Führerschein oder eine Smartphone-App.
Die gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle
Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung wird Datenschutz in Deutschland groß geschrieben. Der Arbeitgeber fragt nach dem Führerschein und will diesen wahrscheinlich auch für die Unterlagen kopieren. So mancher Arbeitnehmer fragen sich, was den Arbeitgeber der eigene Führerschein eigentlich angeht.
Darf der Arbeitgeber eine Führerscheinkontrolle durchführen? Ja, darf er, er ist sogar gesetzlich verpflichtet, diese Maßnahme durchzuführen, allerdings nur bei den Mitarbeitern, die ein Dienstwagen der Firma nutzen. Diese gesetzliche Prüfpflicht überrascht so manche Mitarbeiter, denn schließlich fahren sie doch einen PKW, da sollte es doch selbstverständlich sein, dass auch ein Führerschein vorhanden ist.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser und gesetzlich angeordnet. Der Arbeitgeber darf sich nicht allein auf den Anschein verlassen, nach dem Motto: der Arbeitnehmer fährt einen Pkw, also hat er auch einen Führerschein. Der Großteil der Mitarbeiter verhält sich sicherlich gesetzeskonform, aber schwarze Schafe gibt es schließlich überall.
Damit es nicht irgendwann zu einer bösen Überraschung kommt, hat der Gesetzgeber vorgesorgt und die Pflicht zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle angeordnet. Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus § 21 Nr. 2 StVG. Als eingetragener Halter der entsprechenden Dienstfahrzeuge trifft den Arbeitgeber die volle Haftpflicht, wenn ein Unfall passiert und/oder Mitarbeiter gesetzeswidrig ohne Führschein ein Dienstfahrzeug aus dem Fuhrpark fahren. Ferner ist die Haftpflichtversicherung berechtigt, die Leistung bei einem Unfall zu verweigern.
Eine lückenlose Dokumentation ist wichtig. Die Kopie des Führerscheins wird zur Akte der Mitarbeiter genommen, beide Parteien zeichnen die Dokumente gegen. Damit der Arbeitgeber auf der sicheren Seite ist, sollten sich die Mitarbeiter verpflichten, den eventuellen Verlust ihres Führerscheins umgehend anzuzeigen.
Dies kann dann der Fall sein, wenn der Führerschein wegen Fahrens mit zu hoher Geschwindigkeit oder Trunkenheit am Steuer entzogen wird. Verschweigen Arbeitnehmer diesen Führerscheinentzug, ohne den Arbeitgeber zu informieren und eine entsprechende Erklärung unterzeichnet zu haben, kann der Arbeitgeber unter Umständen eine Haftpflicht treffen.
Im Verdachtsfall ist der Arbeitgeber verpflichtet, umgehende Kontrollmaßnahmen durchzuführen, um herauszufinden, ob der Führerschein tatsächlich weg ist oder ob sich nur um ein Gerücht beziehungsweise Missverständnis handelt.
So funktioniert eine elektronische Führerscheinkontrolle
Es gibt unterschiedliche Lösungen zur Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle. Durchgesetzt haben sich zwei Varianten.
Bei der ersten wird ein Identifikationsmedium wie ein RFID, ein Barcode oder ein QR-Code auf dem Führerschein angebracht, die zweite Variante arbeitet mit einer App über das Smartphone.
Nur, wenn diese technischen Hilfsmittel entsprechend der gesetzlichen Vorschriften arbeiten, entspricht die elektronische Führerscheinkontrolle der Sichtkontrolle vor Ort.
Führerscheinkontrolle vor erstmaliger Nutzung
Überlässt der Arbeitgeber Mitarbeitern erstmalig ein Dienstfahrzeug, ist die Überprüfung des Führerscheins gemäß § 21 StVG zwingend erforderlich. Für diese Prüfung sind die Mitarbeiter verpflichtet, das Originaldokument vorzulegen. Der Arbeitgeber sollte eine Kopie anfertigen, um im Zweifelsfall den Nachweis zu erbringen, dass er seiner gesetzlichen Kontrollpflicht nachgekommen ist.
Wer als Fuhrparkbetreiber diese gesetzliche Kontrollpflicht schleifen lässt, muss mit empfindlichen juristischen Folgen rechnen, sollte sich herausstellen, dass Mitarbeiter, denen ein Dienstwagen überlassen wird, nicht im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sind. Es drohen eine Freiheitsstrafe von einem Jahr beziehungsweise eine Geldstrafe.
Der Nutzungsumfang des Dienstfahrzeuges spielt keine Rolle. Ganz gleich, ob es sich um eine einmalige Fahrt, eine regelmäßige Überlassung oder nur eine gelegentliche Fahrt handelt, den Arbeitgeber trifft als Halter der Fahrzeuge aus dem Fuhrpark die gesetzliche Kontroll- und Haftpflicht.
Prüfung am Standort
Prüfung am Standort bedeutet, die Mitarbeiter müssen beim Fuhrparkmanagement oder einer anderen, durch den Arbeitgeber mit dieser Aufgabe betrauten Person vorstellig werden. Vor Ort wird das Originaldokument vorgezeigt, eine Kopie für die Akten angefertigt und von beiden Parteien gegengezeichnet.
Mit der elektronischen Führerscheinkontrolle über einen mit elektronischen Hilfsmitteln ausgestatteten Führschein beziehungsweise eine Smartphone-App entfällt die Kontrolle am Standort. Die Kontrolle wird orts- und zeitunabhängig durchgeführt.
Führerscheinkontrolle als Sichtprüfung
Sichtprüfung bei der Führerscheinkontrolle bedeutet, der Arbeitgeber muss sich den Führerschein als Originaldokument vorlegen lassen. Eine Kopie wird zu den Akten der entsprechenden Mitarbeiter genommen. Es reicht übrigens nicht aus, wenn die Mitarbeiter eine Kopie ihres Führerscheins vorlegen.
Regelmäßige Kontrollen
Wie oft müssen die Führerscheine kontrolliert werden?
Eine gesetzliche Vorschrift, wie oft die Führerscheine der Mitarbeiter zu prüfen sind, besteht nicht. Aufgrund der bisherigen Rechtsprechung sollte die Führerscheinkontrolle jedoch ein bis zwei Mal pro Jahr durchgeführt werden (BGH VRS 34, 354).
Wie oft Sie letztendlich die Führerscheine der Angestellten prüfen liegt natürlich in Ihrem eigenen Ermessen und kann von verschiedenen Faktoren abhängig gemacht werden. Haben Sie Poolfahrzeuge und der Schlüssel muss beispielsweise an einer zentralen Ausgabestelle abgeholt werden, wo die Fahrerlaubnis bei jedem Einsatz kontrolliert werden kann?
Diese Faktoren müssen Sie bei der digitalen Kontrolle der Führerscheine besonders beachten
Gute und effiziente Kontrollsysteme müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit die Führerscheinkontrolle der Mitarbeiter rechtssicher und gesetzeskonform erfolgen:
– Hohe technische Qualität
– Datenschutz und Datensicherheit
– Manipulationsschutz- und Fälschungssicherheit
– Revisionssichere und lückenlose Dokumentation
– Entlastung des Fuhrparkmanagements
– Kontrollen in Echtzeit
– Orts- und zeitunabhängig
– Umfangreicher und persönlicher Support
Fazit
Gerade für Unternehmen mit verschiedenen Firmenstandorten ist das Thema elektronische Führerscheinkontrolle brandaktuell. Aber auch in Zeiten, in denen die Belegschaft dank Home Office nicht mehr täglich ins Büro kommt, ist es wichtig, die Nachweiskette für den Arbeitgeber lückenlos aufrecht zu erhalten, sonst klopft ganz schnell die Halterhaftung an die Tür.
Durch automatisierte Vorgänge kann das Fuhrparkmanagement dabei auch noch Zeit sparen, da es sonst schon bei knapp über 150 Angestellten – wenn es wirklich sicher gehen will – jede Woche ein halbes Dutzend Führerscheine prüfen muss.
