Neben der Car Policy, regelt der Dienstwagenvertrag die wesentlichen Faktoren bei der Überlassung eines Firmenwagens an einen Mitarbeiter. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag ist dabei eine Absicherung für beide Seite, die den ordnungsgemäßen Gebrauch des Firmenwagens regelt.
In diesem Artikel erfahren Sie, was in einem Dienstwagenvertrag dringend geregelt werden muss. Außerdem haben wir weiter unten für Sie ein Muster und einen praktischen Onlinegenerator für einen solchen Vertrag zum kostenlosen Download bereitgestellt.
Inhalt dieses Artikels
Was ist ein Dienstwagenvertrag?
Der Dienstwagenvertrag regelt die wesentlichen Eckpunkte der Dienstwagenüberlassung. Zu den wichtigsten Punkten gehören die Art des Firmenwagens, die Ausstattung, die Regelung von Privatfahrten und das Vorgehen im Schadenfall.
Dabei gilt der Vertrag für beide Seiten als Absicherung. Er gibt also nicht nur Ihnen als Unternehmen die Sicherheit, dass mit dem Fahrzeug ordnungsgemäß umgegangen wird, sondern auch dem Mitarbeiter, der somit weiß, was erlaubt ist und was nicht.
Welche Punkte gehören in einen Vertrag zur Dienstwagenüberlassung?
Jedes Unternehmen baut seine Verträge zur Dienstwagenüberlassung natürlich immer im eigenen Sinne und in Bezug auf die überlassenen Fahrzeuge auf. Einige Eckpunkte sind dabei aber immer relevant und gehören in einen guten Dienstwagenvertrag.
1. Privatfahrten
Privatfahrten können im Zuge des Vertrages komplett ausgeschlossen werden, oder in einem bestimmten Rahmen erlaubt werden. Dabei ist es nicht unüblich, dass die privaten Fahrten bis zu einer gewissen Kilometergrenze erlaubt sind.
Der wichtigste Punkt unter den Privatfahrten, ist die Fahrt in den Urlaub. Wir empfehlen, diese Fahrten bis zu einer gewissen Kilometermenge zu erlauben, diese aber im Vertrag klar auszuweisen.
In vielen Verträgen werden Privatfahrten über das vereinbarte Maß hinaus mit einer Kilometerpauschale beschrieben. Diese Kilometerpauschal fällt an, sobald der Mitarbeiter die zugesagten Kilometer für Privatfahrten überschreitet.
2. Die Überlassung des Dienstwagens an Dritte
Die Überlassung des Firmenwagens an Dritte ist ein weiterer, wichtiger Punkt im Dienstwagenvertrag.
Möchte der Mitarbeiter seinen Ehepartner oder andere Personen aus seinem direkten Umfeld ebenfalls mit dem Firmenwagen fahren lassen, sollten dabei
- die Möglichkeit der Überlassung selbst
- die Eingrenzung des zugelassenen Personenkreises
- und die Haftungsfragen im Schadenfall
klar vertraglich geregelt werden.
3. Ausstattungsmerkmale des Firmenwagens
Ebenfalls geregelt werden sollten die prinzipiellen Ausstattungsmerkmale des Firmenwagens. Wird das Fahrzeug über ein Radio, eine Klimaanlage und/oder beheizbare Sitze verfügen? Mit welcher standardmäßigen Ausstattung kann der Mitarbeiter rechnen?
Tipp:
Die Budgets und möglichen Fahrzeuge für die einzelnen Unternehmensbereiche lassen sich über eine Car Policy hervorragend regeln. In der Car Policy wird einmalig festgelegt, welche Dienstwagen für welchen Mitarbeiter in Frage kommen.
Ein Muster für eine Car Policy inklusive Budgets und Referenzfahrzeugen, haben wir mit unserer kostenfreien Car Policy Vorlage für Sie bereitgestellt.
4. Möglichkeiten der selbstfinanzierten Sonderausstattung
Es kann immer vorkommen, dass ein Mitarbeiter Sonderausstattungen beim Firmenwagen wünscht, die über das vereinbarte Budget hinaus gehen.
Das ist in der Regel durchaus akzeptabel, da der Mitarbeiter immerhin einen wesentlichen Teil seiner Arbeitszeit in dem Fahrzeug verbringt.
Allerdings sollte über den Dienstwagenvertrag dann auch geklärt werden, wie es mit der Finanzierung der Sonderausstattung aussieht.
5. Benutzung des Firmenwagens
Selbstverständlich muss auch die eigentliche Benutzung des Firmenwagens über den Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt werden.
Hier wird nicht nur die Art und Weise der täglichen Nutzung des Fahrzeugs vorgegeben. Zusätzlich geht es auch um die Verpflichtung des Mitarbeiters, sich um den verkehrssicheren Zustand zu kümmern.
Außerdem wird geregelt, dass die vorgeschriebenen Wartungsintervalle des Firmenwagens eingehalten werden.
Tipp:
Unsere Mobexo Fuhrparkmanagement Lösungen unterstützen Sie auch in diesem Bereich. Lassen Sie sich bequem und sicher an sämtliche Wartungstermine innerhalb Ihrer Flotte erinnern. Mehr dazu finden Sie auf unserer Leistungsübersicht Fuhrparkmanagment.
Muster Dienstwagenvertrag mit Privatnutzung
Wir haben für Sie ein einfaches Dienswagenvertrags-Muster erstellt, in dem die Privatnutzung eindeutig erlaubt und geregelt ist.
Sollten Sie die private Nutzung nicht erlauben wollen, lässt sich diese in unserem Muster einfach ersetzen.
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Laden Sie sich jetzt unser kostenloses Muster eines Dienstwagenüberlassungsvertrages runter. Bei Fragen rund um das Thema Firmenwagenüberlassung, sind wir gerne jederzeit für Sie da.
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Noch Fragen zum Vertrag?
Wir hoffen, dass wir alle Fragen rund um den Vertrag zur Dienstwagenüberlassung für Sie klären konnten.
Sollten Fragen offen bleiben, wenden Sie sich gerne jederzeit an unsere Fuhrparkspezialisten.
