Gegenüber einer Software hat Fuhrparkmanagement mit Excel zwar einige Vorteile, wie etwa eine leichte Bedienbarkeit, aber auch nicht wenige Nachteile, darunter ein stark vermindertes Spektrum an Leistungen.
Kostenlose Vorlagen für Excel können helfen, die Verwaltung eines Fuhrparks zu organisieren und zu optimieren. Das Flottenmanagement findet in vielen Unternehmen immer noch mit Excel statt.
Es gibt jedoch einige Dinge, die beim Fuhrparkmanagement mit Excel zu beachten sind.
Inhalt dieses Artikels
Worauf Sie beim Fuhrparkmanagement mit Excel achten müssen
Die Verwaltung eines Fuhrparks umfasst eine Vielzahl an anspruchsvollen Aufgaben. Die Herausforderungen im Fuhrparkmanagement lassen sich mit der richtigen Verwaltung und Organisation besser lösen.
Ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel ermöglicht es, Fahrzeuglisten, Fahrerlisten und Terminlisten anzulegen und zu verwalten.
Beim Fuhrparkmanagement mit Excel muss man darauf achten, dass die Fahrzeuge im Fuhrpark alle erfasst werden. Dabei ist es sinnvoll, die genauen Daten und Kosten für die jeweiligen Fahrzeuge möglichst gut darzustellen, denn dadurch können im Fuhrparkmanagement Kosten gespart und die Verwaltung der Fahrzeuge vereinfacht werden.
Es ist außerdem von Vorteil, die einzelnen Fahrzeuge separat zu erfassen. Dann können Sie für bestimmte Funktionen und Strecken die richtigen Fahrzeuge auswählen und berechnen, was die verschiedenen Fahrten kosten und wo Einsparpotenziale bestehen. Unnötige Kosten, zum Beispiel durch selten genutzte Fahrzeuge, lassen sich dann besser identifizieren.
Wie hilfreich sind kostenlose Excel-Vorlagen für das Flottenmanagement und Controlling?
Die Fuhrpark-Administration und das Fuhrpark-Controlling sind die Grundlage der Verwaltung der Flotte. Sie liefern die Daten und Kennzahlen, die nötig sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dazu gehört zum Beispiel die Auswahl von Fahrzeugen für den Einkauf sowie Entscheidungen über Finanzierung, Versicherung und Wartung. Auch über die Minimierung der Betriebskosten und die Einsätze der Fahrzeuge entscheidet das Fuhrparkmanagement.
Ein sorgsam geführtes Fahrtenbuch spart Steuern und ist Teil einer erfolgreichen Flottenverwaltung, denn es ermöglicht einen genauen Überblick über den Einsatz des jeweiligen Fahrzeugs. So lässt sich ermitteln, ob bestimmte Fahrzeuge selten genutzt werden oder ob deren Nutzung mit hohen Kosten einhergeht.
Kostenlose Excel-Vorlagen können die Administration und das Controlling im Fuhrpark erleichtern, sie stoßen aber auch schnell an ihre Grenzen. Axel Schäfer vom Bundesverband Fuhrparkmanagement e.V. findet dafür klare Worte: »Die Welt des Fuhrparkmanagements ist einfach zu komplex«, erläutert er. Excel sei nicht geeignet, um erfolgreiches Fuhrparkmanagment langfristig zu gestalten.
Es ist also durchaus möglich, kostenlose Excel Vorlagen für das Flottenmanagement zu verwenden. Sie sind günstig im Einsatz, ziehen aber oft langfristig Kosten nach sich und sind für den dauerhaften Gebrauch ungeeignet. Außerdem gehen Sie mit einem hohen Personalaufwand einher, denn viele Daten müssen Sie manuell eingegeben oder anpassen.
Nachteile von Excel als Fuhrparkmanagement-Lösung
Controlling mit Excel
Microsoft Excel ist ein beliebtes Kalkulationsprogramm mit Tabellenformat. Auch zur Lösung von Fuhrparkmanagement-Aufgaben findet es immer wieder Einsatz. In einem mit Excel geführten Fuhrpark entsteht jedoch an vielen Stellen ein unnötiger Aufwand.
Zum einen bietet Excel keine Schnittstellen zu anderer Unternehmenssoftware, beispielsweise in die Finanzbuchhaltung oder das Personalwesen. Vor allem, wenn der Fuhrpark viele Fahrzeuge umfasst, ist die Verwaltung mit Excel schwierig.
Mit Excel ist es kaum möglich, einen schnellen Überblick zu gewinnen, wann welche Fahrzeuge zum Einsatz kommen und verdeckte Kosten oder selten genutzte Fahrzeuge zu entdecken. Das Programm verarbeitet maximal zwei bestimmende Elemente und ist nicht in der Lage, komplexe Zusammenhänge oder dynamische Prozesse abzubilden.
Personalaufwand mit Excel
Dieser ist verhältnismäßig hoch, um mit Excel erfasste Daten transparent und übersichtlich darzustellen. Wenn mehrere Personen an der Verwaltung des Fuhrparks beteiligt sind, entstehen mit Excel schnell Probleme. Es lässt sich nämlich nur schwer oder oft auch gar nicht nachvollziehen, wer bestimmte Dokumente zuletzt bearbeitet hat. Bei fehlerhaften oder missverständlichen Eintragungen ist es dann aufwendig, die Urheber zu identifizieren.
Auch für das Führen von rechtssicheren Fahrtenbücher ist Excel nicht geeignet. Stattdessen müssen zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben und damit die Fahrtenbücher finanzamtskonform sind, weitere Angaben häufig manuell hinzugefügt werden. Das kostet Sie und Ihre Angestellten viel Arbeitszeit, die zusätzliche Kosten schafft und vermieden werden könnte.
Bei größeren Flotten stößt Excel noch schneller an seine Grenzen, denn im Wirrwarr der verschiedenen Tabellen geht dann genau jener Überblick verloren, denn Sie für die erfolgreiche Verwaltung Ihrer Flotte benötigen.
Digitale Fuhrparkmanagement – Tabellenkalkulation vs. Mobexo-Fuhrparkmanagement-Software
Statt eine kostenlose Excel-Vorlage zu nutzen, sollten Sie also erwägen einen externen Dienstleister mit einer Fuhrparkmanagement-Software zu verwenden, um Ihre Flotte zu verwalten. Dadurch können Sie viel Zeit, Aufwand und Kosten sparen.
Personalaufwand mit Mobexo
Die Fuhrparkmanagement-Software von Mobexo bietet Ihnen den Überblick über Ihren Fuhrpark und enthält eine Reihe von Funktionen, die das Controlling der Flotte erleichtern, wie digitale Belegerfassung und eine integrierte Führerscheinkontrolle. So lassen sich die rechtlichen Anforderungen für Ihren Fuhrpark leicht erfüllen und sie haben den Führerscheinstatus Ihrer Fahrer immer im Blick.
Mobexo bündelt die Daten zu Fahrzeugen, Fahrern, Kosten und Wartung auf einer webbasierten Plattform, um Transparenz zu schaffen und Ihnen einen besseren Überblick zu bieten. Mobexo ist einfach zu bedienen, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter sich schnell und ohne teure Schulungen einarbeiten können. Anders als bei Excel ist die Flottenverwaltung mit Mobexo intuitiv zu bedienen, sodass auch verschiedene Mitarbeiter Daten eingeben können, ohne dass es Problemen gibt. Dazu kommt, dass Mobexo durch seine vielfältigen Funktionen viel Zeit spart und Ihren Personalaufwand und die damit einhergehenden Kosten reduziert.
Controlling und Verwaltung mit Mobexo
Außerdem senkt Mobexo den Rechnungsaufwand für die Verwaltung. Eingehende Rechnungen können direkt angezeigt werden und stehen Ihnen auf der webbasierten Plattform jederzeit zur Verfügung. Mobexo geht sogar noch weiter und bietet eine monatliche Sammelrechnung, die den Verwaltungsaufwand immens reduziert und einen schnellen Überblick ermöglicht.
Eine regelmäßige Wartung ist für eine gut geführte Flotte unabdingbar. Mobexo sammelt sämtliche notwendige Termine für jedes Fahrzeug und sorgt so dafür, dass Sie keinen notwendigen Wartungstermin verpassen.
Zudem bietet Mobexo digitale Schnittstellen, wie der Bundesverband für Fuhrparkmanagement sie empfiehlt. Dadurch können die Rechnungen in bestehende Systeme importiert werden.
Detaillierte Berichte und Analysen erleichtern außerdem das Controlling und unterstützen Sie dabei, bisher übersehene Einsparpotenziale zu entdecken.
Fuhrparkmanagement mit Excel oder Software?
Digitales Fuhrparkmanagement ist die Disziplin der Zukunft und erleichtert es, die Aufgaben im Fuhrparkmanagement. So lassen sich die Gesamtkosten pro Fahrzeug für unterschiedlichsten Fahrzeuge berechnen, was die Grundlage für die relevanten Entscheidungen für das Management der Flotte bildet.
Die Verwaltung der Flotte mit Excel zieht versteckt Kosten nach sich, erhöht den Verwaltungsaufwand durch fehlende Schnittstellen und bietet keinen guten Überblick.
Software zum Management des Fuhrparks ist in der Funktionalität ganz eindeutig überlegen: Sie bietet leichte Bedienbarkeit und einen guten Überblick, ermöglicht eine effiziente Verwaltung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sie erleichtert die Organisation.
Wenn Sie bereit sind, Ihren Fuhrpark auf die nächste Stufe zu bringen und effizient, transparent und kostensparend zu verwalten, können Sie die Fuhrparkmanagement-Software Mobexo kostenlos testen.
Kostenlose Fuhrpark-Excel-Vorlagen
Eine kostenlose Vorlage für die Fahrzeugverwaltung mit Excel erleichtert die Verwaltung des Fuhrparks. Zwar wird das Einsparpotenzial nicht optimal ausgenutzt, und auch in der Bedienbarkeit und den Schnittstellen schneidet Excel schlechter ab als Software für das Fuhrparkmanagement.
Trotzdem bietet diese kostenlose Excel-Vorlage eine Reihe von Funktionen. Alle Firmenwagen des Unternehmens können eingefügt und übersichtlich verwaltet werden. Dazu gehört auch, dass für alle Fahrzeuge Wartungstermine, Fahrernamen, Standort und die zugehörige Abteilung des Unternehmens organisiert werden können.
Quellen:
Axel Schäfer (24.07.2017): Der Bundesverband Fuhrparkmanagement nimmt Stellung zu aktuellen Themen. Heute: Excel als Flotten-Tool.
